ОТВЕТ ЧЕРЕЗ 5 МИНУТ!
КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
по любым вопросам
  • 96% успешных дел
  • Профессиональные юристы
  • Абсолютно БЕСПЛАТНО
Задайте свой вопрос специалисту
ПОЛУЧИТЬ ОТВЕТ - это бесплатно и ни к чему не обязывает!
Шаг 1/2

Как оформить служебную записку на командировку?

Рабочая деятельность некоторых граждан нередко сопровождается командировочными поездками. Для направления работника в служебную поездку, работодатель или уполномоченный представитель должны подготовить необходимые для поездки акты. Документальное подтверждение осуществления профессиональной деятельности вне основного места труда является обязательным условием. Одним из таких актов считается служебная записка на командировку, ознакомиться с особенностями оформления которой поможет представленная статья.

Что это такое?

Служебная записка на командировку является документом, оформление которого подтверждает факт пребывания работника в месте осуществления рабочих обязанностей, а также даты приезда и отъезда сотрудника. Помимо этого докладная документация требуется для вычисления работниками бухгалтерии размера суточных и определения суммы затрат.

Трудовое законодательство не регулирует вопрос оформления служебной записки на командировку. Из этого следует, что составление документа не является обязательным условием и этот вопрос остается на рассмотрении работодателя. Если руководитель предприятия желает обозначить правила оформления докладного акта, а также обязать сотрудников предоставлять служебную записку по возвращении из командировки, рекомендуется обозначить данное условие во внутреннем регламенте организации.

При этом, важно обратить внимание на обязательную необходимость предоставления докладной документации в следующих случаях:

  • Если трудящийся направляется в командировку на персональном транспорте или средстве передвижения, которое находится в аренде или принадлежит предприятию;
  • Записка предоставляется, если у работника отсутствуют документальные подтверждения расходов на переезд, проживание, питание во время выполнения рабочего задания.

Правила оформления

В случае, если руководитель предприятия обязал сотрудника оформить служебную записку на командировку, важно ознакомиться с правилами составления докладного акта. Неправильное заполнение документа отразится на работе сотрудников бухгалтерии и кадрового отдела организации, а также на окончательном окладе подчиненного.

Трудовым законодательством не представлена унифицированная форма служебной записки на командировку. Поэтому при оформлении докладного акта сотрудник вправе заполнять документ в произвольном порядке или на бланке, разработанном для конкретной организации.

Служебная записка на командировку оформляется по возвращении подчиненного из командировочной поездки. Конкретные сроки, в течение которых трудящийся обязан предоставить документ, законодательством не установлены. Обязательным требованием к служебной записке на командировку является предварительное согласование сведений, внесенных в содержание документа, с работниками бухгалтерии. После проверки информации и расчета компенсации, за понесенные сотрудником затраты в период рабочей поездки докладной акт подписывает руководитель компании и работник.

При командировке за границей

Нередкими являются случаи, когда в силу специфики профессиональной деятельности работника, его работа сопровождается командировочными поездками за пределы Российской Федерации. Поскольку после введения реформ в 2015 году в отношении направления трудящихся граждан в рабочие поездки, оформлять командировочное удостоверение нет необходимости. Документом, который подтвердит факт пребывания подчиненного за границей для осуществления рабочих обязанностей, будет выступать служебная записка. К документу прилагается ксерокопия заграничного паспорта сотрудника, с указанием отметки пограничных служб о пересечении границ.

Порядок и правила заполнения докладного акта соответствует стандартному документу. Исключением будет являться пункт, который касается нюансов определения суммы расходов. Поскольку подчиненный был направлен в заграничную рабочую командировку, то затраты, понесенные им, будут отмечаться в иностранной валюте. На основании внесенных в служебную записку сведений будет производиться перерасчет суммы, которая будет возвращена сотруднику по прибытии из заграничной рабочей поездки.

Если работник направлен в командировку в соседние государства и для переезда использовал общественный транспорт или персональное средство передвижения, то к служебной записке требуется приложить билет или путевой лист.

Образец заполнения

Как уже отмечалось ранее, унифицированного бланка служебной записки на командировку трудовым законодательством не предусмотрено. Если руководством предприятия не разработан шаблон докладного акта, работник должен заполнить документ в произвольной форме. При этом необходимо руководствоваться стандартными правилами и требованиями к составлению записки.

Структура и содержание:

  • Отмечается наименование предприятия, а также личные сведения о работодателе или уполномоченном сотруднике;
  • Указывается личная информация и должность работника, который был направлен в командировку;
  • В основной части акта подчиненный излагает информацию, которая касается служебной поездки. Основополагающими сведениями являются: даты отъезда и возвращения на работу, цель и задачи командировки;
  • Если сотрудник передвигался на личном автотранспорте, необходимо обозначить марку, модель и регистрационный номер машины;
  • Далее требуется уделить внимание финансовой части вопроса. Для этого необходимо указать сумму затрат и расписать каким образом были потрачены средства;
  • Также важно обозначить, что к служебной записке прилагаются чеки, билеты, квитанции или путевой лист, которые подтвердят размер затрат трудящегося. Если документальное подтверждение расходов отсутствует, важно указать причины этого;
  • В завершении служебная записка датируется и ставятся подписи работника, работодателя с расшифровкой.

Скачать образец заполнения служебной записки на командировку

Необходимые документы

Служебная записка является одним из основных документальных свидетельств, которые представляются сотрудником руководству предприятия по возвращении из командировки, но не единственным. Поскольку в содержании докладного акта упоминается о понесенных подчиненным расходах, надлежит приложить к акту сопроводительные документы.

Перечень сопроводительной документации к служебной записки на командировку:

  • Чеки, квитанции, свидетельствующие о затратах на аренду временного жилья, транспортного средства, общественного транспорта и питания;
  • Путевой лист, если для поездки работник использовал личное авто;
  • Прочие документальные акты, подтверждающие факт расходования денежных средств.

В случае отсутствия документации, которая докажет нахождение и размер расходов трудящегося во время командировки, можно предоставить руководителю организации служебную записку с внесением сведений от принимающей стороны.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 404-01-39 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 494-88-69 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (499) 404-01-39 — все регионы РФ.
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (10 оценок, среднее: 4,40 из 5)
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

ОТВЕТ ЧЕРЕЗ 5 МИНУТ!
КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
по любым вопросам
  • 96% успешных дел
  • Профессиональные юристы
  • Абсолютно БЕСПЛАТНО
Задайте свой вопрос специалисту
ПОЛУЧИТЬ ОТВЕТ - это бесплатно и ни к чему не обязывает!
Шаг 1/2
Бесплатная консультация юриста
+7 (499) 404-01-39 — Москва
+7 (812) 494-88-69 — Санкт-Петербург