Как написать отчет о командировке?

Нередкими являются случаи, когда в связи с производственной необходимостью руководители предприятий направляют подчиненных в служебные командировки. Цели, которые преследуют работодатели и работники, могут отличаться. Однако, по окончании рабочей поездки сотрудники обязаны отчитаться перед начальством об успешности командировки и результатах проделанной работы. Для этого требуется оформить и предоставить работодателю на рассмотрение отчет, ознакомиться с нюансами оформления которого поможет предложенная статья.

Что представляет собой?

Отчет о командировке — это документ, в содержании которого отражается информация, касающаяся особенностей пребывания сотрудника в служебной поездке и сведений о результатах проделанной работы. Отчет относится к внутренней документации предприятия. В то же время при необходимости документ представляется на рассмотрение сотрудникам налоговой инспекции для ознакомления и проверки сведений, которые касаются налоговых сборов и доходов организации.

На сегодняшний день наиболее распространенным видом отчета о командировке считается авансовый. Необходимость его оформления обусловлена тем, что при направлении работника в служебную поездку ему предоставляются авансовые средства для расходов на проезд, проживание и питание. Однако, помимо докладного акта о затратах во время поездки, некоторые руководители компаний требуют отчет о выполненной работе.

Следует обратить внимание, что трудовое законодательство не обязывает работодателей требовать у сотрудников отчет о командировке. Начиная с 2015 года, руководители предприятий вправе самостоятельно принимать решение о необходимости предоставления докладного акта.

Преимущества составления отчета о командировке:

• Если предприятие располагает значительным по численности штатом работников, которые регулярно направляются в служебные командировки, то во избежание путаницы рекомендуется составлять отчет о выполненной работе;
• На основании представленного докладного акта директор делает вывод об успешности поездки и эффективности работы подчиненного;
• Отчет о результатах командировки выступает в качестве документального подтверждения выполнения сотрудником профессиональных обязанностей вне основного места труда;
• Документ требуется для начисления заработной платы за время пребывания в служебной поездке.

Если руководство организации приняло решение о необходимости оформления отчета о результатах командировки, требуется отразить это условие в содержании внутренних актов компании.

Правила составления

Поскольку отчет о командировке относится к внутренней документации предприятия и служит подтверждением пребывания работника в служебной поездке, документ надлежит оформлять путем внесения достоверных и точных сведений. Чтобы заполнить докладной акт правильно, рекомендуется ознакомиться с требованиями к оформлению.

Правила заполнения отчета об итогах командировочной поездки:

• Требуется придерживаться делового стиля изложения;
• В содержании докладного акта должны быть представлены ответы, которые соответствуют целям, возложенным на работника до направления в командировку. Если работник не сумел выполнить возложенные на него обязанности, надлежит уточнить причины этого. Если обстоятельства не будут отражены или работодатель сочтет их неуважительными, в отношении сотрудника могут быть применены меры дисциплинарной ответственности;
• Проставлять печать компании на бланке не обязательно;
• В случае, если при заполнении отчета о командировке не хватило места на бланке, можно воспользоваться чистым листом, который впоследствии будет приложен к акту;
• Документ рекомендуется составлять в двух копиях.

Порядок и правила заполнения документа могут отличаться в зависимости от того, какая форма отчета о результатах командировки будет выбрана. Руководитель организации располагает правом разработать собственный вариант акта или воспользоваться унифицированной формой Т — 10а. Представленная форма является служебным заданием для командировки, вторая часть которого отведена для описания результатов проделанной работы.

Отчет заполняется работником, который был направлен в служебную поездку. После оформления акт предъявляется на рассмотрение уполномоченному сотруднику, в качестве которого может выступать руководитель структурного отдела. Документ анализируется и подписывается в знак подтверждения того, что отчет о командировке был проверен. Далее директор организации знакомится с содержанием докладного акта и утверждает его. Основываясь на Постановлении под номером 749, отчет о результатах проделанной работы во время пребывания в командировке, оформляется не позднее трех дней с момента возвращения работника на основное место труда.

Образец и бланк

Если руководством организации было принято решение о необходимости разработать собственную форму отчета об итогах командировки, важно помнить о разделении документа на две части:

• Общую, в которой будут отражаться сведения о личных данных подчиненного, направляемого в поездку, его должность, отдел, место направления, длительность командировочной поездки и дата отправления. Также важно уделить внимание вопросам, которые касаются финансовой части поездки. Для этого указывается сторона, которая будет финансировать командировку сотрудника;
• Отчет сотрудника о результатах командировочной поездки. Этот раздел также подразделяется на две части. Первая заполняется руководителем, вторая командированным сотрудником.

Поля, которые заполняет работодатель или уполномоченный сотрудник:

• Название предприятия;
• Порядковый номер и дата оформления акта;
• Личные сведения о работнике, его должность и отдел, в котором он трудится;
• Место направления. Следует указать не только город, страну или регион, но также полное наименование принимающей организации;
• Дата выезда и возвращения трудящегося;
• Затраты на поездку и сторона, которая финансирует командировку лица;
• Причины направления работника для выполнения трудовых обязанностей вне основного рабочего места;
• Также следует перечислить цели и задачи, которых должен достигнуть сотрудник;
• В завершении ставится подпись.

При заполнении отчета о командировке сотрудником, он должен уточнить сведения о поездке, какие цели перед ним были поставлены и результаты проделанной работы. В конце документа он проставляет свою подпись с расшифровкой.

Встречаются также случаи, когда в организации не разработан собственный бланк отчета о командировке, тогда работодатели могут потребовать оформить акт в произвольном виде. В подобной ситуации работник должен придерживаться следующего алгоритма:

• Указать название компании;
• Свои персональные данные и должность;
• Основание для поездки. Например, приглашение принимающей стороны, приказ руководителя;
• Перечислить цели и задачи, которые были поставлены перед сотрудником;
• Результаты, которые были достигнуты по окончании поездки.

Скачать пример отчета о командировке в произвольной форме

Скачать образец заполнения бланка

Какие документы прилагаются к отчету?

Направление сотрудника в командировку должно сопровождаться составлением и изданием сопутствующих документов. Несоблюдение обозначенных законодательством требований может привести к путанице при занесении сведений в личную документацию работника, в локальные акты компании и при расчете положенных командировочных выплат.

Перечень документов, которые оформляются перед рабочей поездкой:

• Заявление. Документ составляется только в том случае, если сотрудник относится к льготной категории трудящихся и обладает правом отказаться от командировки;
• Приказ. Издается в обязательном порядке с уточнением личных данных работника и директора, сроков поездки, целей, суммы положенных выплат;
• Служебное задание. Не подлежит обязательному оформлению. Решение о составлении акта принимает работодатель.

Если руководство компании выразило намерение продолжить оформление отчета о командировке, сотрудники по окончании поездки должны предъявить сопутствующие акты. В их число входят:

• Авансовый отчет. Акт составляется одновременно с отчетом о результатах выполненной работы;
• Командировочное удостоверение, если такое было оформлено перед рабочей поездкой;

Квитанции, чеки, проездные билеты и иные документы, свидетельствующие о затратах работника во время командировки, также обязательны к предоставлению.