Совмещение должностей на время отпуска: оформление, доплата

Кадровый состав любого предприятия является одним из ключевых факторов его развития. Поэтому в случае необходимости найма на работу нового сотрудника по причине ухода основного подчиненного в отпуск, работодатели нередко прибегают к привлечению имеющихся работников к совмещению должностей. Порядок оформления другого работника на дополнительную должность имеет свою специфику. Ознакомиться с особенностями процесса, а также с условиями начисления доплаты можно, изучив настоящую публикацию.

Порядок оформления

Порядок привлечения работника к совмещению должностей на время отпуска основного подчиненного регламентируется трудовым законодательством. ТК РФ установил обязательную для соблюдения процедуру, которая подразумевает документальное оформление и назначение доплаты за совмещение профессий. Чтобы узнать как оформить совмещение должностей по инициативе работодателя, важно ознакомиться с порядком действий:

• При необходимости заменить основного работника на время его отсутствия, работодатель должен уведомить сотрудника о своем решении привлечь его к совмещению должностей. Чтобы оповестить сотрудника, оформляется уведомление на его имя с уточнением информации о характере работы, продолжительности совмещения профессий, трудовых обязанностях, которые будут возложены на работника. Документ составляется в письменном виде;
• Процедура привлечения к совмещению должностей будет считаться законной только при получении согласия работника, оформленного в письменном виде. Принудительное привлечение к дополнительной работе недопустимо. Если сотрудник одобрил инициативу работодателя, он ставит свою подпись под уведомлением, подтверждая данный факт;
• После согласования нюансов сотрудничества работника в новых условиях и порядка начисления доплаты за работу, заключается дополнительное соглашение к рабочему договору. В тексте документа отражается информация, касающаяся новых условий трудовой деятельности и продолжительность работы по совмещению;
• Заключительным этапом станет издание приказа от имени руководителя предприятия. Дата, указанная в тексте распоряжения, будет считаться датой начала работы сотрудника по совмещению. На основании приказа работники кадрового отдела предприятия ведут учет дополнительных часов работы для начисления доплаты за совмещение должностей.

Принимая решение о назначении работника на дополнительную должность на время отпуска основного подчиненного, работодатель должен учитывать специфику производственного процесса и список лиц, которых запрещено привлекать к работе по совмещению.

Недопустимо привлекать к дополнительной работе:

• Трудящихся, работающих на предприятиях с неблагоприятными производственными условиями;
• Лиц, работающих в транспортной отрасли;
• Сотрудников, не достигших совершеннолетия;
• Запрещено привлекать к совмещению должностей граждан, трудоустроенных в контрольных или ревизионных учреждениях;
• Руководителей бюджетных организаций.

Помимо работодателя сотрудник также располагает возможностью выразить свою готовность к совмещению должностей на время отпуска основного работника. Для обращения к директору компании составляется заявление. Документ оформляется в произвольном порядке с соблюдением делового стиля изложения. В заявлении требуется отметить:

• Наименование компании;
• Личные данные директора и подчиненного;
• Просьба работника о привлечении к работе в качестве совместителя;
• Указание на необходимость начисления доплаты за дополнительную работу;
• Дата и подпись.

Скачать образец заявления

Приказ

Приказ работодателя является обязательным документальным подтверждением привлечения работника к осуществлению дополнительных трудовых обязанностей на время отпуска другого подчиненного. Распоряжение издается на основании письменного заявления трудящегося и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Приказ не имеет унифицированную форму, поэтому при его составлении можно воспользоваться бланком, разработанным для конкретного предприятия.

Содержание приказа:

• Наименование организации и личные сведения о директоре;
• Личные данные и должность работника, который будет трудиться в качестве совместителя и работника, которого он будет замещать на время отпуска;
• Основание для оформления распоряжения;
• Продолжительность совмещения должностей;
• Условия начисления доплаты за выполнение дополнительных рабочих обязанностей;
• Дата вступления приказа в силу.

После издания работодатель знакомит сотрудника с содержанием документа под роспись.

Скачать образец приказа о доплате за совмещение должностей на время отпуска

Как начисляется доплата?

Основываясь на содержании статьи ТК РФ под номером 60, работодатель, привлекая сотрудника к совмещению должностей на время отпуска основного работника, обязуется назначить доплату за дополнительный труд. Условия и порядок начисления надбавки за выполненную работу не регламентируются трудовым законодательством, поэтому минимального и максимального размера дополнительных выплат не существует. ТК РФ предоставляет сторонам возможность самостоятельно договориться о варианте начисления и размере доплаты совместителю.

Виды доплат:

• Процентная ставка, которая рассчитывается на основании установленного размера заработной платы при работе по основной профессии;
• Сумма доплаты может быть определена исходя из количества дополнительных часов работы или на основании объема произведенной продукции;
• Также по договоренности сторон доплата за совмещение должностей может предоставляться в фиксированной сумме.

Вариант доплаты, выбранный работником и руководителем компании, отмечается в дополнительном соглашении и приказе. Важно помнить, что вне зависимости от того, какой вид оплаты за совмещение должностей будет выбран, он не должен превышать сумму оклада при работе подчиненного на полную ставку. Также в процессе определения величины доплаты совместителю, работодатель должен учитывать размеры минимального оклада труда, стаж работы сотрудника, сложность возложенных на него обязанностей и квалификацию трудящегося.

Помимо вышеизложенных условий начисления доплаты совместителю, следует помнить, что в отношении дополнительных выплат не действует правило о предоставлении надбавок и премиальных, но добавляется районный коэффициент. Однако, в процессе определения суммы премии или отпускных выплат по основному месту работы совместителя, в учет берется и дополнительный заработок трудящегося. Кроме того, на доплату за совмещение должностей во время отпуска распространяется правило о взыскании налоговых сборов, как и на основном рабочем месте.

В случае нарушения работником условий трудовой дисциплины, директор организации располагает возможностью отстранить подчиненного от совмещения должностей и отменить начисление доплаты.

Пример расчета

Расчет доплаты за совмещение должностей на время отпуска производится с учетом выбранного сторонами варианта оплаты дополнительной трудовой деятельности. Рассчитать сумму дополнительных выплат можно самостоятельно. Для получения точных данных рекомендуется ознакомиться с примером расчета доплаты совместителю.

Если стороны договорились об оплате трудовой деятельности совместителя в процентном соотношении с окладом сотрудника, который находится в отпуске, то формула расчета будет следующей:

СО * П = Д

• Д — доплата;
• СО — сумма оклада;
• П — размер процентной ставки.

Предположим заработная плата сотрудника, которого будет замещать совместитель, равняется 40 000 рублей, а величина процентной ставки 50 процентов, тогда сумма доплаты составит:

40 000 * 50% = 60 000 рублей

Важно помнить о взыскании налоговых сборов в размере 13 процентов, поэтому итоговый размер зарплаты при совмещении должностей составит 60 000 — 13% = 52 200 рублей.

Если работник и руководитель предприятия заключили договоренность о выплате фиксированной ежемесячной суммы, тогда к основному заработку подчиненного прибавляется оговоренный размер доплат за совмещение должностей.

При неполном рабочем дне

При заключении соглашения о привлечении к совмещению должностей на время пребывания основного сотрудника в отпуске, работодатель может предложить работнику трудиться полный и неполный рабочий день. Принцип расчета величины доплаты при осуществлении обязанностей в течение полного рабочего дня не отличается от представленного ранее примера. Порядок вычисления также зависит от вида доплаты, который выбрали работник и директор организации.

Однако, некоторые особенности возникают в процессе расчета суммы дополнительных выплат при выполнении трудовых функции в течение неполного дня работы. К примеру, если продолжительность рабочего дня совместителя составляет четыре часа, ежемесячный оклад на должности подчиненного, которого он будет заменять, составляет 50 000 тысяч рублей, а размер оговоренной процентной ставки равняется 50 процентам, тогда порядок расчета будет следующим:

• Определяется сумма оплаты труда за месяц при совмещении должностей в течение неполного дня: 50 000 / 2 = 25 000;
• Сумма ежемесячного заработка умножается на количество отработанного времени и делится на 160, что составляет число отработанных часов при работе в течение полного дня: 25 000 * 60 / 160 = 9 375;
• Для определения величины доплаты за совмещение должностей, полученный показатель перемножается с оговоренной процентной ставкой: 9375 * 50% = 4687, 5;
• Для получения итогового значения сумма ежемесячного заработка за неполный рабочий день суммируется с размером дополнительных выплат: 25 000 + 4687, 5 = 29 687, 5;
• От полученного результата отнимается налог для определения конечной суммы выплат за совмещение должностей 29 687, 5 — 13% = 25 827, 69.

Порядок привлечения работника к осуществлению дополнительных обязанностей при совмещении должностей требует от работодателя соблюдения установленных законодательством правил. В особенности это касается условий определения размера доплаты за выполняемую работу.