ОТВЕТ ЧЕРЕЗ 5 МИНУТ!
КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
по любым вопросам
  • 96% успешных дел
  • Профессиональные юристы
  • Абсолютно БЕСПЛАТНО
Задайте свой вопрос специалисту
ПОЛУЧИТЬ ОТВЕТ - это бесплатно и ни к чему не обязывает!
Шаг 1/2

Как оформить командировку работника?

Для поддержания конкурентоспособности и содействия развитию компании, руководители организаций стремятся налаживать плодотворное сотрудничество со своими контрагентами. Ответственность за достижение намеченных целей в большинстве случаев возлагается на работников предприятия. Для этого работодатели направляют сотрудников в командировку. Представленный в настоящей статье материал поможет разобраться с нюансами оформления командировочной поездки работника, а также ознакомиться с особенностями подготовки необходимых документов.

Кого нельзя направлять в командировку?

Под командировкой понимается служебная поездка, в рамках которой работник обязуется выполнять профессиональные обязанности вне основного рабочего места. Поскольку предполагается, что в период осуществления рабочих функций сотрудник будет находиться в непривычных для себя условиях, каждому работодателю следует помнить о запрете направлять некоторых работников в служебные поездки.

Запрет действует в отношении следующих групп трудящихся:

  • Беременные сотрудницы;
  • Несовершеннолетние сотрудники. Однако, данное правило не распространяется на представителей творческих профессий;
  • Работники, с которыми был заключен ученический договор.

Не допускается направлять представителей обозначенных категорий трудящихся в рабочую поездку даже с условием получения их письменного согласия. Также, при возникновении необходимости в организации командировки работника, стоит иметь в виду, что существуют льготные группы подчиненных, которых разрешено отправлять в поездку при оформлении их письменного согласия.

К таким работникам относятся:

  • Сотрудники, воспитывающие детей самостоятельно и женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет;
  • Работники, у которых есть на иждивении недееспособные дети;
  • Лица, осуществляющие уход за престарелыми или недееспособными родственниками;
  • Подчиненные, которым присвоена степень инвалидности.

Если сотрудник относится к одной из указанных льготных категорий трудящихся, то при оформлении своего согласия на рабочую поездку, он должен отменить свою осведомленность о наличии права на отказ от командировки.

Порядок действий

Процедура направления работника в служебную командировку требует соблюдения определенного порядка со стороны руководителя предприятия, сотрудников кадрового отдела и самого подчиненного. Для правильного оформления командировочной поездки трудящегося рекомендуется обратиться к правительственному Постановлению под номером 749, а также действовать согласно обозначенной ниже инструкции.

Порядок действий:

  • Оформление приказа. Начиная с 2015 года, после вступления в силу изменений, которые касаются необходимой документации для оформления командировки работника, приказ стал считаться первостепенным документом для заполнения. Чтобы составить распоряжение от имени руководителя предприятия можно воспользоваться унифицированным бланком документа по форме Т — 9 или Т — 9а. В содержании документа требуется отразить личные сведения работника и работодателя, продолжительность командировки, цели и задачи, кто финансирует поездку и прочие условия. После оформления приказа, он предоставляется сотруднику для ознакомления и проставления подписи в знак согласия с его содержанием;
  • Выдача денежного аванса. Если командировка работника осуществляется за счет собственных средств предприятия, то для оплаты проезда, проживания, питания и иных незапланированных затрат, сотруднику предоставляются авансовые средства. Выдача денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера и приказа руководителя компании. Кроме того, при расчете необходимой для работника суммы следует учитывать место пребывания подчиненного. Если планируется проведение командировки на территории РФ, то аванс предоставляется в национальной валюте, для заграничной поездки в валюте страны пребывания;
  • Оформление необходимых для командировки документов (командировочное удостоверение, служебное задание). Законодательство не обязывает работодателей оформлять обозначенные документы в обязательном порядке. Однако, если руководством принято решение об их составлении, можно воспользоваться унифицированным бланком по форме Т — 10;
  • Внести запись о командировке в табель учета рабочего времени сотрудника. Сведения о служебной поездке работника кодируются цифрами 06 и буквой К;
  • Предоставление отчета. Первостепенной обязанностью работника по возвращении из командировки является оформление отчета о проделанной работе. В настоящее время только работодатель принимает решение о необходимости составления этого документа. В большинстве случаев вместо отчета о проделанной работе, руководство предприятия запрашивает авансовый отчет. Докладной акт составляется в свободной форме или при помощи унифицированного бланка АО-1. В содержании отчета работника о командировке отмечаются: сведения о поездке, сумма аванса и затрат. К докладному акту прилагаются документы, подтверждающие понесенные расходы подчиненного. Это могут быть: квитанции об аренде жилья, проездные билеты, талоны, затраты на питание и топливо, если во время командировки был использован личный автотранспорт трудящегося. Отчет о понесенных расходах направляется в бухгалтерию предприятия для проверки внесенных сведений и начисления заработной платы работнику с учетом пребывания в командировке;
  • Возврат неиспользованной суммы авансовых средств. Если во время служебной командировки работник израсходовал не все выделенные ему денежные средства, то по возвращении он обязан вернуть остаток сотрудникам бухгалтерии. Обозначенная процедура подтверждается приходным кассовым ордером. Также работодатель имеет право принять решение о том, чтобы сотрудник не возвращал остаток аванса. Тогда оставшаяся сумма будет удержана из его заработной платы. При этом удерживать более 20 процентов от общей суммы ежемесячного оклада запрещено;
  • Возмещение понесенных затрат. Компенсация расходов работника во время командировки осуществляется в том случае, если подчиненный потратил больше, чем было запланировано. Денежные средства возвращаются, если подтвердится, что затраты были вынужденными и неотложными. Указать на необходимость возмещения понесенных расходов сотрудник должен в авансовом отчете, подтвердит он данный факт посредством надлежащих документов. Для начисления положенных выплат оформляется расходный кассовый ордер. Выдача денежных средств осуществляется в течение трех дней с момента обращения работника.

Необходимые документы

Документальное подтверждение любого процесса, связанного с профессиональной деятельностью работника, является важным действием, поскольку помогает избежать негативных последствий в случае возникновения разногласий с руководством. Не является исключением и процедура оформления командировки работника.

Начиная с 2015 года вступили в силу поправки, которые касаются условий направления сотрудников в служебные поездки. Изменения, в первую очередь, коснулись документального аспекта. На сегодняшний день работодатель обладает правом решать какие документы оформляются в обязательном порядке при отправлении работника в командировку, а какие нет. При этом правительственное Постановление под номером 749 подразделяет документы для оформления командировочной поездки на обязательные и дополнительные.

К обязательным для оформления актам относят:

  • Приказ от имени руководителя организации. Для удобства в оформлении распоряжения может использоваться бланк по форме Т — 9 или разработанный для конкретного случая бланк предприятия;
  • Авансовый отчет. Докладной акт составляется работником по окончании командировки. В содержании отмечаются сведения, которые свидетельствуют о понесенных подчиненным затратах.

Дополнительные документы:

  • Служебное задание. Документ заполняется работодателем или начальником структурного подразделения. В его содержании отмечаются цели и задачи, которые должен выполнить работник во время командировки. Для заполнения допускается использоваться как произвольный формат документа, так и унифицированный бланк по форме Т — 10;
  • Командировочное удостоверение. Оформляется для предоставления принимающей стороне. Перед возвращением на рабочее место сотрудник, направленный в служебную поездку, должен получить печать компании, в которой он временно выполнял возложенные на него обязанности;
  • Отчет о проделанной работе. Подчиненный оформляет докладной акт после возвращения на рабочее место с указанием результатов поездки;
  • Служебная записка. Назначение документа заключается в подтверждении понесенных работником затрат, в особенности, если для поездки был использован персональный автомобиль подчиненного;
  • Журнал учета работников, направляемых в командировку. В журнале вносятся сведения о работниках, направляемых в рабочую поездку.

Отдельно необходимо выделить сопутствующие документы, которые сотрудник предоставляет для подтверждения суммы затрат. В качестве таких актов используются: проездные билеты, квитанции, чеки, документы о найме жилого помещения, документы, свидетельствующие о расходах на питание.

Длительность поездки

Продолжительность командировки работника определяется в соответствии с производственной необходимостью. Дата начала и окончания рабочей поездки отражается в приказе, а также в других сопутствующих документах.

В законодательных актах не отмечается максимальная и минимальная продолжительность времени, в течение которого работник будет выполнять профессиональные обязанности вне основного рабочего места. Однако, отмечается, что командировкой не может считаться работа, предполагающая частые разъезды (например, водитель — экспедитор) или перевод работника в другой город или местность.

Отдельного внимания заслуживают ситуации, связанные с продлением или перенесением командировки работника. Для реализации одного из представленных процессов, требуется оформить соответствующие документы.

Если возникла необходимость продлить командировочную поездку работника, зафиксировать этот факт надлежит посредством издания приказа. Распоряжение оформляется в произвольном виде с уточнением оснований для продления командировки и новой даты ее окончания. Кроме того, требуется исправить дату возвращения подчиненного на рабочее место в других сопроводительных документах. Для этого неверное число перечеркивается одной линией и сверху указывается новая дата. Заключительным этапом станет перерасчет авансовых средств, а также вычисление размера затрат, понесенных трудящимся во время рабочей поездки.

Чтобы перенести даты отправления и возвращения работника из командировки, также требуется издать распоряжение от имени руководителя предприятия. В тексте приказа обозначается причина, на основании которой переносится поездка, а также новые сроки. Если уже были оформлены сопроводительные документы, то новые даты также вносятся посредством вычеркивания недействительных чисел.

Условия оплаты командировки работника

Отправляя работника в командировку, руководство организации должно позаботиться о предоставлении подчиненному необходимых для выполнения профессиональных обязанностей денежных средств.

Направляемому в командировку сотруднику полагаются следующие начисления:

  • Оплата командировочных дней;
  • Суточные, предназначенные для оплаты проезда, питания, проживания;
  • Компенсация непредвиденных затрат.

Авансовые средства передаются работнику на руки или перечисляются на банковский счет. По окончании поездки производится расчет затрат, которые отмечены сотрудником в содержании авансового отчета. Если сумма расходов превысила выданную работнику перед направлением в командировку, то ему выплачивается разница. В обратном случае подчиненный возвращает остаток.

Оплата командировочных производится на основании среднемесячного оклада трудящегося и с учетом количества дней, которые работник провел вне основного места труда. Трудовое законодательство оставляет за работодателем право начислять дополнительные надбавки к основному заработку лица. Для этого требуется обозначить такую возможность в содержании локальных актов предприятия и трудовом договоре трудящегося.

Согласно статье ТК РФ под номером 153, если подчиненный выполнял порученные ему обязанности в выходной или праздничный день или был на пути к месту назначения в эти дни, то они также подлежат учету. Однако, оплата командировки в выходные или праздничные дни производится в двойном размере.

Денежные средства, предназначенные для оплаты командировки подчиненного, предоставляются ему в день выдачи ежемесячного оклада за работу. Кроме того, следует помнить, что на оплату командировки также распространяется налогообложение.

Может ли работник отказаться от командировки?

Основываясь на положениях трудового законодательства, работодатель располагает правом отправить в командировку только тех работников, с которыми заключен трудовой договор. При этом статья ТК РФ под номером 57 не обязывает руководство фиксировать данное положение в содержании рабочего договора. Из этого следует, что отказ от командировки будет расцениваться работодателем в качестве нарушения трудовой дисциплины, что влечет за собой привлечение к дисциплинарной ответственности.

Мерами наказания за отказ подчиненного от выполнения профессиональных обязанностей вне основного места работы будут являться: выговор, лишение премиальных выплат, увольнение. Об этом свидетельствует статья ТК РФ под номером 192.

Отказаться от служебной поездки работник вправе только при наличии законных оснований:

  • Сотрудник относится к одной из льготных категорий трудящихся. Список обозначенных групп сотрудников представлен выше;
  • Если командировка запрещена по медицинским показателям;
  • При наличии других уважительных обстоятельств (болезнь близкого родственника, смерть члена семьи, бракосочетание).

Если сотрудник намерен отказаться от рабочей поездки для выполнения трудовых обязанностей, он составляет заявление на имя руководителя компании. В тексте обращения обозначаются уважительные мотивы для отказа. Вне зависимости от причины отказа, к заявлению прилагаются документальные свидетельства, подтверждающие слова работника.

Возможна ли командировка во время отпуска?

Пребывание трудящегося в ежегодном оплачиваемом отпуске предполагает освобождение лица от исполнения служебных функций. Поэтому, если работодатель нуждается в работнике для оформления срочной командировки в период его отпуска, требуется прежде отозвать трудящегося с отпуска. Перед реализацией обозначенного процесса важно помнить, что отзыв из отпуска возможен только по причине производственной необходимости и с письменного согласия лица.

Порядок действий работодателя:

  • Издание приказа с уточнением намерения вызвать работника из отпуска. Также в тексте распоряжения указывается уважительная причина для выхода трудящегося на работу и его последующего направления в командировку;
  • Оформление письменного согласия работника на отзыв;
  • Составление приказа о направлении в командировку;
  • Расчет и предоставление авансовых средств;
  • Внесение поправок в график ежегодных отпусков.

Если подчиненный пожелал вернуться в отпуск по окончании командировочной поездки, то не требуется производить перерасчет отпускных выплат. Однако, если работник намерен поменять даты ежегодного отгула, тогда часть отпускных выплат необходимо возвратить в бухгалтерию предприятия.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 404-01-39 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 494-88-69 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (499) 404-01-39 — все регионы РФ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

ОТВЕТ ЧЕРЕЗ 5 МИНУТ!
КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
по любым вопросам
  • 96% успешных дел
  • Профессиональные юристы
  • Абсолютно БЕСПЛАТНО
Задайте свой вопрос специалисту
ПОЛУЧИТЬ ОТВЕТ - это бесплатно и ни к чему не обязывает!
Шаг 1/2